Excel、Googleスプレッドシートでデータ管理をしているあなたへ

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シオン
2022-12-08
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業務をやっていると何かしらリストで管理したい情報が発生します。

・名簿の管理

・案件の「要望」や「課題」「タスク」の管理

・進捗管理

・資産/物品管理

etc.

こういった情報を簡単に管理するのに、ExcelやGoogleスプレッドシートを使うことが多いですが、1行あたりの情報が多くなったり、ファイル・シート間のリンクが面倒だったり、色々やろうとすると、けっこう面倒だったりします。

・行毎の情報が多くなり、表が大きくなる

・入力情報が多く、隠れて見づらくなる

・フィルタやグループの条件が使う人毎に異なる

・データの入力規則の管理が煩雑になる

etc.

このような悩みをクラウド型のデータベースツールのAirtable(エアテーブル)は解決してくれます。しかも無料の範囲でいろいろできます。


Airtable(エアテーブル)とは?

Airtableは、Airtable社が提供しているクラウド型のデータベースツールです。

ノーコードツールの1つであり、操作感はエクセルやGoogleスプレッドシートに似ています。

表作成はもちろん、グリッドやカンバンといった見た目に簡単に変更することができます。Googleフォームのようなこともできます。

業務管理ツールとして、kintone(キントーン)やSalesforce(セールスフォース)などが存在しますが、有料での使用が前提です。1アカウントいくら、最低5アカウントなどです。無料期間中に判断する必要があります。中小企業などでは、無料が前提で、エクセルやGoogleスプレッドシートなどを駆使しているところも多いと思います。Airtableは無料でできることが多いので、まずはAirtableを試すのがいいと思います。


Airtable(エアテーブル)でできること

バラバラな情報がーつにまとまる

散在するExcelやGoogleスプレッドシートなど、バラバラになりがちな情報がーつにまとまります。

メールにExcelを添付したり、紙の書類を回すことなく、クラウド上で全ての仕事を進めることができます。

チームで情報を共有できるので、属人化を防ぎます。また、クラウド中心に業務を進めるので、ノウハウの共有や引き継ぎもスムーズに行えます。


チームのメンバー全員が使いやすい

チームの仕事を見える化でき、立場や視点がバラバラなメンバーも使いやすい環境を整備できます。

日々使いながら仕事に合わせた形にカイゼンできます。


働く場所や時間を自由に

時間や場所を気にせず、いつでもどこでも仕事ができる環境を用意できます。


データの管理が簡単

データに対してデータの形式を指定することができます。

ExcelやGoogleスプレッドシートより詳細なデータ形式が扱えます。


直感的に扱えるプログラム不要のデータベース

扱いたいデータの入力(Base)と参照したいデータの単位(View)が分離されていて、直感的に使えます。プログラム不要で、細かな設定不要で、複数のデータ群を結び付け、見やすいViewを作成したり、入力フォーム等々も簡単に作れます。


バックアップ機能がある

Airtableには、スナップショットと呼ばれる、データのバックアップ機能が実装されています。スナップショットを活用することで、誤ってデータを消去してしまった際などにも安心です。


充実したテンプレート&アプリ&連携機能

Airtableにはいろんな仕事につかえるテンプレートが用意されています。なので、いちいち自分で全部作る必要なし。加えて有償にはなりますが、アプリを追加して、たとえばプロジェクト管理ができたりもします。さらにはSlackやGoogle カレンダーとも自動連係することも可能だったりします。


ExcelやGoogleスプレッドシートから移行できる

インポート機能があるので簡単にデータ移行ができます


残念なのは・・・日本語対応していない

Airtableは日本語に対応してないです。

慣れるまで多少の学習は必要ですが、慣れてしまえば簡単に操作できるでしょう。

慣れていないうちは、chrome限定になりますが自動翻訳機能を活用することもおすすめです。


料金プランは4つ!

料金プランは、「Free」「Plus」「Pro」「Enterprise」の4つ。

各プランの料金は以下の表の通りです。

Airtableの料金ですが、1アカウントごとの料金表示となっている点にご注意ください。Airtableの料金は、WorkspaceとBaseのそれぞれ、ユニークで招待しているユーザー数の分だけ課金されます。


Freeプランの場合は共同編集者を追加しても無料

Freeプランで利用する場合、共同編集者を追加しても料金は発生しません。

1アプリに1.200レコード・添付ファイルは2GB・有料プランの機能が使用できないなどのデメリットはありますが、個人で利用する分には充分に活用できるでしょう。


容量の制限を超えてしまった場合

補足になりますが、実際にAirtableを利用しているとプラン内で設けられているレコード数やファイル容量を超えてしまうことがあると思います。

使用制限に達した場合は自動課金されず、登録メールに超過のお知らせが届きます。


有料プランの場合は自動課金

有料プランを利用している場合、共同編集者を招待をすると、招待した人数分(Red onlyを除く)だけ、自動的に課金されます。


それでは、具体的な操作について説明します。

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